Топ-7 эффективных методов тайм-менеджмента

В сутках всего 24 часа, как минимум 8 из которых необходимо отводить для сна. В результате остается не так много времени, чтобы успеть выполнить рабочие задачи и при этом не забыть о себе. Здоровый образ жизни состоит из нескольких важнейших компонентов: правильного питания, достаточного уровня физической нагрузки и осознанного отношения к собственному телу. На организацию правильного питания также необходимо тратить определенное количество времени ежедневно, требуют времени и физические нагрузки. Последний компонент в условиях загруженности и повышенного стресса страдает чаще всего.

Справиться с решением этих проблем поможет тайм-менеджмент: грамотное управление собственным временем и эффективное распределение ресурсов.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Понятие тайм-менеджмента пришло из бизнес-сферы. Действительно, на работе необходимо как можно эффективнее распоряжаться ограниченным временем, чтобы не сорвать дедлайны и вовремя выполнить даже самые трудные задачи. Однако каждый из нас индивидуален. На эффективность сотрудника оказывает влияние множество факторов, включая биоритмы, на которые обращает внимание небольшое количество руководителей. Цель тайм-менеджмента — правильно расставить приоритеты, а также рассчитать комфортное время для выполнения любых задач.

Если не успеваете сделать за день все запланированное, дела наваливаются одно за другим, превращаясь в снежный ком, и вы не в состоянии справиться с их потоком, — самое время познакомиться с техниками тайм-менеджмента.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы правильно организовать время и обеспечить эффективное выполнение задач (причем не только рабочих, но и личных), рекомендуется придерживаться правил:

• Четко формулируйте поставленную задачу и желаемый результат.
• Расставляйте приоритеты, в первую очередь выполняя дела, которые приблизят к достижению цели.
• Подробно планируйте свой день и следуйте составленному графику.
• Внимательно анализируйте полученный опыт: это поможет внести корректировки в случае необходимости и повысить эффективность планирования.
• Не забывайте отдыхать, ведь без восстановления сил быстрее заработаете выгорание.
• Формулируйте мотивацию: если ожидаемого результата недостаточно при выполнении задач, которые не приносят вам удовольствия, придумайте себе вознаграждения.
• Не пренебрегайте специальными сервисами, которые помогут грамотно осуществить планирование и отследить выполнение целей, а также напомнят о необходимости приступить к выполнению задачи.
• Исключите монотонность: чередуйте задачи и разные виды деятельности.

Следовать правилам тайм-менеджмента не так трудно, как может показаться на первый взгляд. Особенно при правильном выборе подходящей техники.

Топ-7 способов организовать свое время

Техники тайм-менеджмента насчитывают десятки способов организации рабочего и личного времени.

Самые распространенные и эффективные методы:

1. Трудные задачи выполняются в первой половине дня, когда организм наиболее работоспособен. Дополнительный бонус: мысль о необходимости выполнить не самую интересную или очень сложную работу не будет отравлять весь день. Такой способ хорошо подходит людям, испытывающим тревожность из-за отложенных задач. Чем быстрее расправитесь с самым сложным, тем лучше, а на выполнение мелких поручений останется еще много времени.
2. Разделение одной крупной задачи на несколько мелких. Нередко прокрастинация возникает, когда подступиться к решению объемной проблемы попросту страшно. Разделив ее на несколько доступных этапов, можно не только преодолеть страх перед задачей, но и быстро ее выполнить.
3. Матрица Эйзенхауэра: дела поделены на четыре квадрата — важные срочные, важные несрочные, срочные неважные и несрочные неважные. Способ оптимален для ежедневного долгосрочного планирования. Главное — правильно распределить задачи по квадратам. Таким образом, при планировании на день в первом квадрате окажутся задачи, которые необходимо выполнить в течение дня без отлагательств. Во втором квадрате — крупный проект, на выполнение которого отведен более длительный срок, это позволит не забыть о задаче и грамотно спланировать следующий день. В третьем квадрате — поручения, которые можете передать другим сотрудникам или домашние дела на день: приготовить ужин, устроить уборку, закупить продукты. В четвертом — любые дела, которые приносят радость: хобби, поход в кино или ресторан. В результате дневной план выглядит как последовательность рекомендаций самому себе: это необходимо сделать как можно быстрее, а об этой задаче важно не забыть. А также принять решение: успеваете ли самостоятельно выполнить домашние дела или стоит поручить закупку продуктов другим членам семьи, а личное время уделить хобби из четвертого квадрата.
4. Хронотип личности. Выделяют четыре основных хронотипа. Медведи (пробуждение с 7 до 11, отход ко сну с 22 до 23) отличаются нормализованным режимом сна, но далеко не всегда высыпаются: к этой группе относят около 50% людей. Львы (пробуждение с 5:30 до 7, отход ко сну с 21 до 22:30) легко просыпаются без будильника до рассвета и сохраняют энергию в течение всего дня. Волки (пробуждение с 7:30 до 12:00, отход ко сну от 23 до 00) встают с трудом даже по будильнику, а также с неохотой засыпают. Дельфины (пробуждение с 6 до 10, отход ко сну с 22 до 00) отличаются хаотичным режимом сна и бодрствования. Намного больше и разнообразнее, чем привычные нам совы и жаворонки, зато и распределение рабочего времени точнее и эффективнее. Так, для медведей пик активности приходится на период с 11 до 18 часов, для львов — с 10 до 17, для волков — с 12 до 20, для дельфинов — с 10 до 18 часов. 
5. Разделение работы и отдыха. Весь рабочий день необходимо разделить на получасовые периоды, в течение которых 25 минут вы отводите для выполнения задач, а 5 — для отдыха. По завершении четырех получасовых циклов рекомендуется сделать длинный перерыв в 30 минут.
6. Выполнение одной задачи в один временной промежуток. Эта стратегия тайм-менеджмента подходит тем, кому тяжело работать в режиме многозадачности. Следовать ей очень просто — достаточно лишь уделить отведенное время выполнению одной конкретной задачи.
7. Составление таблицы в любом удобном формате с тремя столбцами: «Необходимо сделать», «В работе» и «Выполнено». Визуальное закрепление поставленных задач позволяет своевременно отслеживать их количество, вовремя приступать к выполнению и не срывать дедлайны.

Эффективный тайм-менеджмент предполагает использование техники или совокупности методов, которые лучше всего соответствует индивидуальным особенностям человека и решают основные проблемы самоорганизации. Если сложно выполнять крупные задачи непрерывно, обратите внимание на техники, которые позволят разбить задачу на мелкие детали или разработать комфортный план выполнения. Если, напротив, вы излишне концентрируетесь на объемных поручениях и быстро выгораете, можно остановиться на технике, напоминающей о необходимости отдыха.

Заключение

В основе тайм-менеджмента лежит правильная расстановка приоритетов, грамотное планирование и структурирование как целей, так и результатов. Чтобы обеспечить необходимый уровень эффективности, важно подойти к решению вопроса комплексно. В первую очередь попытаться достичь осознанности, в том числе, в отношении к собственному телу.

Усталость, выгорание, повышенный уровень стресса, тревожность, проблемы со сном — все это частые спутники современного человека, вынужденного каждый день сталкиваться с новыми вызовами. Нередко «завал» на работе затягивается, провоцируя малоподвижный образ жизни, вредный не только для физического, но и психоэмоционального состояния.

Стабилизировать его поможет совмещение методов тайм-менеджмента с основами здорового образа жизни, который включает в себя правильное питание, достаточный уровень физической активности и осознанное отношение к собственному телу. С достижением последней цели хорошо справляются ежедневные медитации.

Непродолжительная практика поможет освободить разум от множества неразрешенных задач и невыполненных дел, определить, какие из них необходимо выполнить в первую очередь, а какие можно отложить напоследок, а также понять, что вам действительно нужно.

Сервис Prosto содержит множество интересных и познавательных уроков по каждому компоненту здорового образа жизни. Все материалы основаны на научном подходе, а подписка на полную библиотеку данных всего за 1 рубль на целый месяц поможет вам сделать первый шаг.