Как научиться быстро работать

В быстрой и эффективной работе заинтересованы все — и сотрудники, и начальники, и частные предприниматели, и свободные художники. При этом важно не только оперативно справляться с задачами, но и не допустить чрезмерной стрессовой нагрузки. Разберем, что сделать, чтобы быстро работать, и не выгореть.

Основные советы для организации оперативной и плодотворной работы

1. Войдите в состояние потока через управление временем. Считается, что для максимальной эффективности нужно работать «в потоке» — иными словами, полностью сосредоточиться на своей деятельности, просто отключаясь от всех внешних раздражителей, а также собственных посторонних мыслей, и полностью погружаясь в работу. Войти «в поток» будет сложно без временных ограничений. Отсутствие четких сроков выполнения задачи, как правило, побуждает человека к прокрастинации. Если вы хотите справиться с работой быстро, ограничивайте себя во времени, пусть даже явных дедлайнов нет.
2. Отмечайте свой прогресс в микрозадачах. Наглядность планомерного приближения к результату повышает работоспособность и усиливает мотивацию. Чтобы цель казалась более простой, разбейте большой проект на несколько подзадач. Фиксируйте даже маленькие победы — вычеркивая очередной пункт из списка, вы не позволите себе отказаться от выполнения задачи на полпути. Отдельные специалисты рекомендуют оценивать результаты в процентном соотношении. Глядя на то, как процент завершенных задач приближается к сотне, вы будете чувствовать эффективность своей работы.
3. Используйте спортивный азарт и командный дух. Если вы фрилансер или трудитесь на удаленке, попробуйте поработать в коллективе — например, в кафе, где собираются фрилансеры. При этом не обязательно вместе выполнять один проект — достаточно просто находиться рядом с коллегами. Если вы работаете в штате, узнайте больше о навыках, достижениях и методах работы тех, кто трудится рядом с вами. Возможно, вам захочется посоревноваться с коллегами в скорости и результативности. Используйте это чувство, не забывая о качестве работы.
4. Учитывайте биоритмы. Работоспособность человека напрямую связана с ультрадианными ритмами — цикличной сменой снижения и роста работоспособности в течение каждых 120 минут.  Известно, что   интеллектуальная активность нарастает в течение 90 минут, после чего следует получасовой спад. Далее цикл повторяется. Распределите задачи так, чтобы принятие самых сложных и творческих решений приходилось именно на работоспособные 90-минутные периоды, а более легкие и рутинные процессы выполнялись в получасовые промежутки снижения умственной активности. Удерживать внимание в течение полутора часов поможет техника помодоро, суть которой в том, чтобы через каждые 25 минут работы делать 5-минутный перерыв. Некоторые специалисты предлагают другую модель — 50 минут постоянной работы и 10 минут отдыха. Попробуйте несколько вариантов и остановитесь на том, который лучше подходит именно вам и соответствует типу деятельности.
5. Подберите музыку. Если вы предпочитаете трудиться под музыкальный аккомпанемент, уделите внимание выбору треков. По информации Psychology Today, для выполнения работы, требующей чтения, анализа данных и письма, не рекомендуется использовать треки, где присутствует текст. Мозг будет постоянно отвлекаться на слова песни, из-за чего внимание рассеется, а работоспособность — снизится. Также не стоит включать незнакомые треки. Мозг может ответить на прослушивание новинки выбросом дофамина, что не лучшим образом скажется на концентрации. Чтобы отвлечься от окружающего пространства при помощи звуков, эксперты Journal of Consumer Research рекомендуют использовать наушники и белый шум на средней громкости. По мнению психологов, постоянство белого шума и способность мозга привыкать к нему позволяют усилить концентрацию и, следовательно, ускорить рабочий процесс. Множество треков для работы, отдыха и спорта доступно в библиотеке сервиса Prosto.
6. Не требуйте от себя совершенства. Очередная «шлифовка» проекта с целью доведения его до идеала вряд ли сильно улучшит результат, зато отнимет много времени. Зацикленность на достижении абстрактного идеала мешает расставлять приоритеты и распределять ресурсы. Это не значит, что нужно выполнять задачи спустя рукава — достаточно определить баланс скорости и качества и поддерживать его.
7. Применяйте технологии тайм-менеджмента. Один из самых популярных методов для экономии времени и планирования задач — квадрат Эйзенхауэра. Его создатель, 34-й президент США, описал свой способ расстановки приоритетов следующими словами: “Не все срочные дела — важные, и не все важные дела — срочные”. Для использования схемы нужно нарисовать квадрат и разделить его на четыре части по принципу “срочно и важно”, “срочно и не важно”, “не срочно, но важно”, а также “не срочно и не важно”. Далее в получившиеся ячейки необходимо внести соответствующие задачи. В результате вы не только составите план и порядок работы, но и сможете отмечать достигнутые цели, ощущая свой прогресс.
8. Оценивайте поточные вопросы. Вы сосредоточены на текущем проекте, и тут возникает некая сторонняя задача — вопрос от коллеги или шефа в мессенджере, правки в предыдущем макете, письмо от клиента, звонок потенциального заказчика. Принимаясь решать вторичные вопросы, вы отвлекаетесь от текущей работы — скорость выполнения задачи явно снижается, да и эффективность весьма сложно оценить как высокую. Если же вы проигнорируете входящие вопросы, они накопятся и в результате все равно отнимут время, при этом стресс только усилится. Найти баланс между текущими и побочными задачами поможет техника 5 минут. Смысл ее довольно прост — если решение входящего вопроса займет менее 5 минут, то лучше закрыть его сразу. Если же задача требует больше времени — стоит доделать текущие проекты и только потом браться за вторичные. Разумеется, 5 минут — это не четкий лимит, а лишь условный термин, с помощью которого вам будет легче ориентироваться. Также необходимо учитывать риски и приоритетность задач.
9. Не забывайте о здоровье. Сложно работать быстро и хорошо, если вы плохо себя чувствуете, не выспались или голодны. Нормализуйте сон, откажитесь от вредных привычек, принимайте витамины под контролем специалиста, придерживайтесь сбалансированного питания — и уже совсем скоро вы ощутите рост работоспособности. Не доводите себя до истощения — не пренебрегайте отпусками, не работайте на выходных, возьмите больничный, если ваше здоровье не в порядке. Сиюминутная переработка на грани возможностей может навредить в долгосрочной перспективе, и ни одна похвала от работодателя не компенсирует вам ущерб
10. Решайте проблемы по мере их поступления. Совещание еще не началось, а вы уже планируете, что скажете начальнику, если ему не понравятся ваши результаты. Уходя на выходные, постоянно думаете о том, что происходит без вас в офисе. Мысли возвращаются к рабочим проектам, даже когда вы проводите время с семьей, плаваете в бассейне, гуляете с собакой. Если вам присущи данные состояния, значит, вы склонны тратить энергию на решение проблемы, которая еще не возникла или может не случиться вовсе. Разумеется, строить планы на будущее — это полезно, главное, чтобы мысли о работе не становились навязчивыми и не утомляли вас. Думая о новых задачах во время выполнения текущей, вы лишаете организм возможности сосредоточиться на главном или расслабиться в период отдыха.

Заключение 

Вышеперечисленные методы довольно просты, однако использовать многие из них будет сложно, если вы не умеете контролировать свои эмоции и настраиваться на рабочий лад. Отсечь лишние мысли и повысить стрессоустойчивость помогут медитации. Дыхательные практики способствуют усилению концентрации. Самые быстрые и простые из них можно применять прямо на рабочем месте. Закройте глаза и внимательно наблюдайте за своим дыханием. Ощутите, как ваш организм делает вдох и выдох. В течение хотя бы 3 минут постарайтесь не думать ни о чем, помимо дыхательного процесса. Не пытайтесь ускориться или замедлиться — просто наблюдайте. Данная практика не только повышает внимательность, но и позволяет минимизировать стресс, например после проблемных переговоров. 

Еще больше полезных приемов для управления своим временем и медитативных практик вы можете найти в приложении Prosto, число пользователей которого уже превысило 1,7 млн человек. На платформе представлены не только медитации, но курсы, посвященные нормализации сна, режима работы и пищевого поведения. С Prosto вы подберете способы улучшения качества жизни, подходящие именно вам.